Der Kirchenvorstand tagt 11 mal im Jahr auf Kirchenvorstandssitzungen. Diese dauern i.R. zwischen 2 und 3 Stunden je Sitzung. Vorsitz und Vertrauensperson erarbeiten hierzu eine Tagesordnung, stellen nach Möglichkeit vorab Informationen zur Verfügung und laden eine Woche vor Sitzung ein.
Die Sitzungen sind in der Regel öffentlich, können aber auch einen nichtöffentlichen Teil haben (z.B. bei Personalentscheidungen).
In der Passionskirche hat es Tradition die Ersatzleute mit einzuladen. Das sind die Kandidaten und Kandidatinnen, ab dem 9. Platz der abgegebenen Wahlstimmen.
Andacht und Gebet gehören zur Sitzung, außerdem gibt es Raum für Persönliches und eine Pause.
Auf der Tagesordnung stehen Themen, zu denen informiert, diskutiert und entschieden wird. Ein Protokoll wird über die Entscheidungen geführt.
Für bestimmte Angelegenheiten können vorberatende und beschließende Ausschüsse gebildet werden, in die auch Gemeindemitglieder, die dem Kirchenvorstand nicht angehören, berufen werden können. Aktuell gibt es einen Bau-, Gottesdienst-, Jugend-, Umwelt- und Finanzausschuss.
Jedes Jahr unternimmt der Kirchenvorstand ein Kirchenvorstandstag oder ein Kurzwochenende. Das gute Miteinander und ein besonderes Thema haben dort ihren Platz. Häufig kommt dazu eine kompetente Moderation und Begleitung von außen. Diese Tagung ersetzt eine der Kirchenvorstandssitzungen.
Jedes Mitglied des Kirchenvorstandes erhält eine eigene Emailadresse, eine Lizenz für Microsoft Office und Zugang zum Intranet. Die Sitzungsunterlagen und Protokoll sind alle digital zugänglich.
Als Kirchenvorsteher:in muss nicht jede oder jeder für alles zuständig sein. Mit Blick auf das Ganze können Schwerpunkte gesetzt werden. Zeiten, die weniger Engagement ermöglichen, werden von den übrigen Mitgliedern des Kirchenvorstandes aufgefangen.
Pfarrer und Kirchenvorsteher vertreten die Gemeinde gemeinsam in der Öffentlichkeit und geben der Kirchengemeinde bei kommunalen Veranstaltungen ein Gesicht.